Facturación electrónica
Han coincidido en el tiempo el desarrollo reglamentario de dos leyes que se han emitido por motivos diferentes, aunque ambas inciden en las obligaciones de digitalización de las empresas:
- Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal
- Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, que persigue la digitalización de las empresas y la reducción de la morosidad
1. Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley antifraude)
La ley anterior se ha completado con la aprobación de su reglamento, mediante R.D. 1007/2023 de 5 de diciembre y su Orden Ministerial Orden HAC/1177/2024.
El desarrollo reglamentario de dicha ley ha finalizado el 17 de octubre del 2024, fecha en que se ha aprobado la Orden 1177/2024 que regula las especificaciones técnicas que los programas y sistemas informáticos deben adoptar para cumplir con las nuevas normas de facturación electrónica, cuyo Reglamento se aprobó mediante R.D. 1007/2023 de 5 de diciembre.
Estaba prevista la entrada en vigor de esta ley a partir del 1 de julio del 2025, pero el plazo que se da a los desarrolladores informáticos finaliza el 29 de julio del 2025. Debido a esta incongruencia, existe un proyecto para trasladar su entrada en vigor a las fechas siguientes:
- 01-01-2026 para personas jurídicas
- 01-07-2026 para personas físicas
Esta norma obliga a tener programas y sistemas informáticos que no consientan la manipulación de datos contables y de gestión y estén certificados por un desarrollador informático autorizado.
Obliga a tener programas de facturación y de gestión que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, respecto a las facturas emitidas y también recibidas.
Esta Ley no impone nuevas obligaciones al obligado tributario, sino a los sistemas informáticos de facturación que utiliza.
Los empresarios tienen que implantar un software de facturación certificado, que permita todo lo anterior a partir del 1 de julio del 2025 o 1 de enero de 2026, si se aplaza su entrada en vigor.
Esta Ley no es de aplicación a los empresarios que están en el régimen especial del IVA del Suministro de Información Inmediata (SII), porque ya cumplen con el contenido de la misma, al enviar sus facturas emitidas y recibidas telemáticamente.
2. Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas
Esta Ley está pendiente de desarrollo reglamentario, por lo que no puede fijarse una fecha para su aplicación, si bien la misma ley fija los siguientes plazos:
- Para empresas con facturación superior a 8 millones de euros, 1 año desde la aprobación de su reglamento de ejecución.
- Para empresas con facturación inferior a 8 millones de euros, 2 años desde la aprobación de su reglamento de ejecución.
A través de esta Ley conocida como “Crea y Crece”, se ha pretendido modernizar el tejido empresarial español, simplificar los trámites para la creación de empresas y combatir la morosidad interempresarial, apuntando hacia la digitalización de las empresas.
Esta ley obliga a todos los empresarios y profesionales a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
Esta norma obliga a tener equipos que permitan la emisión y recepción de facturas por medios electrónicos.
A día de hoy, no se sabe cuándo entrará en vigor la obligación de facturar electrónicamente.
Los empresarios que están en el SII, deberán adaptar sus aplicaciones, para poder cumplir la normativa sobre recepción y emisión de facturas electrónicas.
3. Nuevas obligaciones relacionadas con los sistemas informáticos de facturación derivadas de la ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (Ley antifraude)
Mediante la Ley 11/2021 se han introducido dos cambios en la Ley General Tributaria, una regulatoria y otra sancionadora, en caso de incumplimiento:
- Artº 29.2.j.LGT: la obligación por parte de los productores y usuarios de que los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legalidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones o alteraciones de las que no quede debida anotación en los sistemas mismos.
- Artº 201 bis LGT: constituye infracción tributaria la tenencia de los sistema o programas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el artº 29.2.j. de esta ley, cuando no estén debidamente certificados, sanción de 50.000 € por ejercicio en que se incumpla dicha obligación.
3.1 Obligados por la ley antifraude
Esta primera ley que ya ha entrado en vigor obliga tanto a empresarios individuales como sociedades, que utilicen un Sistema Informáticos de Facturación (SIF).
Se entiende por un SIF el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas, que pueda dar entrada a información, conserve la información y procese la información, se consideran SIF todos los programas de facturación, cajas registradoras, balanzas inteligentes, tpv,…
No quedan obligados por esta Ley, los empresarios que:
- No emitan facturas
- Que emitan sus facturas de forma manual sin ayuda de un SIF
- Que figuren dados de alta en el SII
- Los que dispongan de una autorización para no aplicar RRSIG
- Los empresarios que tengan su domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, porque tienen un sistema propio el Ticket Bai, ya en funcionamiento
3.2 Excepciones
No quedarán obligados a tener Sistemas Informáticos de Facturación homologados:
- Los empresarios en Recargo de Equivalencia
- Los empresarios en Régimen Simplificado de IVA
- Operaciones en Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca
- Operaciones exentas de IVA, que no requieran facturas
- Arrendadores de inmuebles personas físicas, que tributen como Rendimientos del Capital Inmobiliario en IRPF
3.3 Nuevos Sistemas Informáticos de Facturación (SIF)
La aplicación de esta Ley obligará a las empresas y empresarios individuales a renovar sus programas de facturación para cumplir con dicha normativa, ya que deberán asegurar:
- La integridad e inalterabilidad de las facturas
- La trazabilidad de los registros de facturación desde su creación
- La conservación, accesibilidad y legibilidad, según el formato impuesto por las especificaciones técnicas
En las facturas emitidas se incluirá una huella electrónica y un código QR.
El objetivo de estos nuevos sistemas informáticos de facturación es evitar la omisión de facturas.
3.3.1 Requisitos que deben cumplir todos los sistemas informáticos de facturación
- Deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de la facturación.
- Deben generar un registro de facturación de alta por cada entrega de bienes o prestación de servicios en el momento de la expedición de la factura.
- Si se requiere rectificar o anular los datos registrados, el programa debe generar un registro adicional vinculado al anterior, de manera que se conserven inalterados los datos originales.
- Deben generar una cadena de registros de facturación por orden cronológico de generación de cada factura, asegurando su trazabilidad.
- Deben estar protegidos de ataques de virus e incidencias similares.
- Deben tener capacidad de remitir la información a la administración tributaria de forma automática y segura por medios electrónicos, lo que implica tener capacidad para conectarse a internet con los servicios electrónicos de la AEAT, poder gestionar certificados electrónicos de firma, remitir registros con la codificación requerida, recibir y procesar las respuestas generadas por la AEAT.
- Deben asegurar la obligación de conservación de datos.
En la Orden Ministerial 1177/2024 de 24 de octubre, figuran todos los requisitos técnicos de los SIF.
La AEAT tiene encomendada la función de coordinación y validación de los diferentes tipos de SIF que se utilicen.
3.4 Tipos de SIF
Se pueden utilizar varios sistemas de facturación, pero todos ellos deberán cumplir con la normativa vigente, aunque de un modo diferente.
3.4.1 Sistemas de emisión de facturas verificables: Sistema VERI*FACTU
Son sistemas que permiten por medios electrónicos la remisión a la AEAT de forma automática, consecutiva e instantánea, todos los registros de facturación generados.
Con este sistema la información del libro registro de facturas emitidas se conservará en los sistemas de la AEAT y no debe asegurarse la obligación de conservación de datos.
El recepto de la factura VERI*FACTU, podrá verificar si la factura recibida ha sido notificada a la AEAT por el emisor, mediante el QR que incorporará.
3.4.2 Sistemas de emisión de facturas NO verificables (NO VERI*FACTU.)
Deben cumplir con los mismos requisitos que los sistemas VERI*FACTU, firma electrónica de los registros de facturación, registro de cambios y todo el resto de requisitos adicionales.
No envían los registros de facturación de forma automática a la AEAT, pero han de estar preparados para enviarla.
En caso de requerimiento de información por parte de la AEAT, deben poder enviarla, cumpliendo con todos los requisitos de los SIF.
Con estos sistemas se debe cumplir con la obligación del mantenimiento de los datos, ya que el registro de facturas emitidas no estará en poder de la AEAT.
Una empresa con diferentes centros de trabajo o líneas de producción puede acogerse a los dos sistemas, pero definiendo previamente qué operaciones se declararán en cada sistema, a través de series de facturas diferentes numeradas correlativamente y cronológicamente.
Pueden realizarse cambios de sistema en cualquier momento, pero la obligación de mantenerse en el sistema VERI*FACTU será hasta el final del año natural.
Estos sistemas exigen continuar presentando las declaraciones informativas de los modelos 349 y 347.
3.5 Sistema VERI*FACU a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria ya ha puesto en funcionamiento una aplicación en su Sede Electrónica para Sujetos Pasivos con baja operativa de emisión de facturas, que permite generar un pdf y su correspondiente factura electrónica, siempre que se disponga de una firma digital acreditada y la emita directamente el interesado. Dicha aplicación se encuentra dentro de la sede electrónica de la AEAT. Se adjunta enlace:
https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu.html
3.6 Reglamento de facturación
El Reglamento de facturación no se ha modificado porque esta Ley no regula el contenido y uso de la factura electrónica sino de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Sin embargo, sí que introduce la necesidad de indicar si son facturas emitidas en SIF VERI*FACTU e incluir el código QR.
4. Medidas para la digitalización de las empresas
Existe un programa de ayudas para la digitalización de empresas, Programa Kid Digital, gestionado por Red.es, Secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, que tienen como objetivo promover la digitalización de autónomos y PYMES y contribuyendo a la modernizar el tejido productivo. Dichas ayudas se tramitan directamente a través de los llamados “Agentes Digitalizadores”, principalmente empresas de informática.
El programa de ayudas finalizaba a 31 de diciembre del 2024, pero está prevista la ampliación de dicho plazo hasta el 31 de octubre del 2025, debido a la demora que se ha producido en la aprobación de la normativa de la facturación electrónica.
Este programa va destinado a la adquisición de nuevos equipos informáticos y programas de facturación, que permitan la aplicación de las leyes anteriores.
La Circular Fiscal 2/2024 está disponible para su descarga siguiendo este enlace: Circular Fiscal 2/2024 Diciembre.