Medidas Covid-19 – Órganos societarios y entidades privadas: medios telemáticos y voto a distancia
En el ámbito de la gobernanza de las sociedades de capital y otras entidades privadas, se han adoptado medidas para facilitar la adopción de los acuerdos societarios en el marco de la pandemia durante el año 2021, con la aprobación del Real Decreto-ley 34/2020, de 17 de noviembre, de medidas urgentes de apoyo a la solvencia empresarial y al sector energético, y en materia tributaria.
Con anterioridad, ya se adoptaron medidas a este respecto pero con vigencia hasta 31/12/2020, según RDL 8-2020 de 27 de marzo.
En la presente Circular resumimos la situación actual al respecto de la adopción de acuerdos de junta y órganos de administración de las sociedades de capital y otras entidades jurídicas privadas que resultan de las medidas COVID adoptadas en el RDL 8/2020 y el recientemente aprobado RDL 34/2020 mencionado.
1. CELEBRACIÓN DE JUNTAS DE ENTIDADES PRIVADAS POR MEDIOS TELEMÁTICOS O CONFERENCIAS TELEFÓNICAS MÚLTIPLES Y CON VOTO A DISTANCIA
Con anterioridad (RDL 8/2020) se previó que hasta el 31/12/2020 se pudieran adoptar los acuerdos de las sociedades y demás entidades privadas del siguiente modo, aunque sus estatutos no lo contemplaran:
- Celebración de consejos y juntas por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple (“medios telemáticos”) para las sociedades y demás entidades privadas.
- Celebración de consejos o sesiones de órganos de administración por escrito y sin sesión.
Ahora se aprueba dicho régimen para ser aplicable durante todo el año 2021, contemplando además de forma específica el derecho de voto a distancia para las sociedades anónimas aunque los estatutos no lo contemplen.
Por tanto, hasta el 31/12/2020 y durante el año 2021 -aunque los estatutos no lo prevean-, las entidades que seguidamente se dirán podrán proceder como exponemos seguidamente en la adopción de acuerdos sociales:
1.1 Sociedades Anónimas
a) La asistencia por medios telemáticos y el voto a distancia, en los términos previstos en la Ley de Sociedades de Capital (“LSC”) relativos a la asistencia telemática de Juntas y emisión de voto a distancia (art. 182 y 189 LSC):
- Asistencia telemática: el accionista podrá asistir a la junta por medios telemáticos siempre que:
- Se use un medio telemático que garantice debidamente la identidad del socio.
- En relación al ejercicio de los derechos del accionista:
– En la convocatoria se describirán los plazos, formas y modos de los mismos para permitir el ordenado desarrollo de la junta.
– Los administradores podrán determinar que las intervenciones y propuestas de acuerdos que quieran formular los asistentes por medios telemáticos, se remitan a la sociedad con anterioridad al momento de la constitución de la junta.
– Las respuestas a los accionistas que ejerciten su derecho de información durante la junta se producirán por escrito durante los siete días siguientes a la finalización de la junta.
- Voto a distancia: en relación a los puntos del orden del día, podrá ejecutarse el voto mediante correspondencia postal, electrónica o por cualquier otra comunicación a distancia, siempre que se garantice debidamente la identidad del socio que ejerce el voto. En este caso, dichos accionistas deberán ser tenidos en cuenta a efectos de constitución de la junta como presentes.
→ PRECISIÓN: la posibilidad del voto a distancia cuando no estuviere contemplada en estatutos no se previó en los RDL anteriores. Por su parte, el recientemente aprobado RDL 34/2020 lo prevé para el año 2021, sin mencionar nada respecto de lo que resta de año 2020. Por tanto, en nuestra opinión será aplicable sólo durante el 2021, aunque el olvido del legislador genere una situación ilógica en lo que queda del 2020.
- Convocatoria: el consejo deberá proveerlo en la convocatoria.
b) Lugar de celebración de la Junta: podrá celebrarse en cualquier lugar del territorio nacional.
1.2 Sociedades de Responsabilidad Limitada y Comandita por acciones
Podrán celebrar la junta general por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, siempre que:
- todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios; y
- el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico.
1.3 Asociaciones, Sociedades Civiles y Cooperativas
Podrán celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple las juntas o asambleas de los asociados o socios, respectivamente, siempre que:
- todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios; y
- el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico.
1.4 Fundaciones
Podrán celebrarse por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple las reuniones del patronato siempre que:
- todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios; y
- el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes.
2. CELEBRACIÓN DE CONSEJOS U ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN POR ESCRITO Y SIN SESIÓN
Los órganos de administración de las sociedades mercantiles y civiles, las cooperativas y las fundaciones podrán adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión, aunque no conste dicha opción en sus estatutos con los siguientes requisitos:
- Cuando lo decida su Presidente o lo solicite, al menos, dos de sus miembros.
- La misma regla será de aplicación a las comisiones delegadas y a las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas.
- La sesión se entenderá celebrada en el domicilio social.
- Se aplicará a todas las entidades, incluso las que no sean sociedades mercantiles, las previsiones que para la adopción de acuerdos por correspondencia y por escrito y sin sesión se prevé en el Reglamento del Registro Mercantil (art. 100).
La Circular Mercantil 9/2020 está disponible para su descarga siguiendo este enlace: CM0920_Comentario_medidas_flexibilizacion_COVID-19_Sociedades_3